När en chef själv upplever stress, hög arbetsbelastning eller andra arbetsmiljörisker uppstår ibland frågan om samma person också kan företräda kollegorna. Kan en chef vara skyddsombud? Svaret beror framför allt på chefens faktiska mandat, inte på jobbtiteln. Här går jag igenom reglerna, gränsdragningen och vad arbetsplatsen bör göra i praktiken.
Chefens mandat avgör om rollen fungerar
- Ingen generell titelregel förbjuder en chef från att vara skyddsombud.
- Arbetsgivarens företrädare bör normalt inte samtidigt företräda arbetstagarna.
- Skyddsombudet utses av arbetstagarna eller facket, inte av arbetsgivaren.
- På arbetsplatser med minst fem regelbundet anställda ska det normalt finnas skyddsombud.
- En chef som själv behöver stöd ska kunna få hjälp av ett annat skyddsombud eller ett regionalt arbetsmiljöombud.
Det korta svaret är ja, men bara i vissa situationer
Arbetsmiljölagen säger att skyddsombud ska utses bland arbetstagarna. Lagen säger däremot inte att varje person med ordet chef i sin titel automatiskt är utesluten. Det avgörande är vilken roll personen faktiskt har i organisationen.
En chef som har mandat att företräda arbetsgivaren, fördela arbete, fatta beslut om personal eller hantera arbetsmiljöproblem för andra befinner sig normalt på arbetsgivarens sida. Då blir det svårt att samtidigt vara en oberoende representant för arbetstagarna.
En arbetsledare eller teamledare utan verkligt arbetsgivaransvar kan däremot i vissa fall fortfarande räknas som arbetstagare. Jag skulle då inte nöja mig med att titta på anställningstiteln. Kontrollera i stället vilka beslut personen får fatta, vem personen rapporterar till och om hen kan framföra kritik utan lojalitetskonflikt.
Varför blir dubbelrollen ett problem
Skyddsombudets uppgift är att företräda arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och vaka över att arbetsgivaren förebygger ohälsa och olycksfall. Ombudet ska kunna ta upp brister, begära åtgärder och i allvarliga situationer stoppa ett arbete som innebär omedelbar fara.
Det skapar en tydlig konflikt om samma person också ska försvara ett beslut som arbetsgivaren har fattat. En chef kan exempelvis behöva genomföra en omorganisation, minska bemanningen eller hantera en medarbetares arbetsbelastning. Som skyddsombud skulle personen samtidigt kunna behöva granska och ifrågasätta just dessa beslut.
| Roll | Huvuduppgift | Typisk konflikt |
|---|---|---|
| Chef eller arbetsledare | Leder arbetet och genomför arbetsgivarens beslut | Kan behöva försvara verksamhetens beslut |
| Skyddsombud | Företräder arbetstagarna och bevakar arbetsmiljön | Ska kunna kritisera arbetsgivaren utan beroendeställning |
| Arbetsmiljöombud för chefer | Företräder chefer som anställda | Bör vara någon annan än den chef som leder arbetsmiljöarbetet |
Arbetsmiljöverket har i sin tillsyn uppmärksammat att chefer ofta saknar ett eget skyddsombud. Det är viktigt eftersom chefer också omfattas av arbetsmiljöreglerna, även när de själva har uppgifter inom arbetsmiljöarbetet.
Vem utser skyddsombudet och vilka krav gäller
Skyddsombudet utses normalt av den lokala fackliga organisation som har eller brukar ha kollektivavtal med arbetsgivaren. Om ingen sådan organisation finns kan arbetstagarna själva välja ombud. Arbetsgivaren ska informeras om vem som har utsetts, vilket skyddsområde uppdraget gäller och hur länge mandatet löper.
Arbetsgivaren får alltså inte själv välja en chef och kalla personen för skyddsombud för att lösa en bemanningsfråga. Ett sådant upplägg riskerar att göra rollen mer symbolisk än fungerande. Det är också viktigt att ombudet har insikt i och intresse för arbetsmiljöfrågor samt god kännedom om arbetsförhållandena inom sitt område.
Mandatperioden är normalt tre år, om inte anställningsförhållanden eller andra omständigheter motiverar något annat. På större arbetsplatser kan flera skyddsombud behövas, och ett av dem kan utses till huvudskyddsombud för att samordna arbetet.
Så bedömer ni chefens faktiska roll
- Har personen rätt att fördela arbetsuppgifter och kontrollera hur arbetet utförs?
- Kan personen fatta beslut om bemanning, arbetstid eller disciplinära åtgärder?
- Har personen fått arbetsmiljöuppgifter från arbetsgivaren?
- Förväntas personen företräda arbetsgivaren i dialog med personalen?
- Kan kollegorna vända sig till personen utan att riskera att information förs vidare i chefsrollen?
Ju fler av dessa frågor som besvaras med ja, desto starkare blir skälen att välja någon annan som skyddsombud. Jag tycker särskilt att den sista frågan ofta glöms bort. Kollegor måste känna att de kan berätta om stress, konflikter eller risker utan att samtidigt tala med den person som har makt över deras arbetsvardag.
Tre vanliga situationer och hur de bör hanteras
Första linjens chef med personalansvar
En avdelningschef med ansvar för schema, bemanning och medarbetarsamtal bör normalt inte vara skyddsombud för sin egen grupp. Chefen är en viktig part i arbetsmiljöarbetet, men rollen är i första hand att förebygga risker och genomföra åtgärder på arbetsgivarens uppdrag.
Den bättre lösningen är att medarbetarna utser ett eget skyddsombud. Om chefen själv har problem med arbetsbelastning bör ett annat ombud, ett huvudskyddsombud eller ett regionalt skyddsombud kunna företräda chefen som anställd.
Teamledare utan arbetsgivarens mandat
En teamledare som främst samordnar det dagliga arbetet men saknar rätt att fatta personalbeslut kan befinna sig närmare arbetstagarsidan. Det kan vara möjligt att personen utses, men arbetsplatsen bör först klargöra uppdraget skriftligt.
Det räcker inte att säga att teamledaren är neutral. Det måste också vara tydligt vem som hanterar frågor där teamledaren själv är berörd eller där kollegorna behöver kritisera arbetsledningen.
Läs också: Beredskapsplan för arbetsplatsen som fungerar i kris
Chef som vill företräda andra chefer
En chef kan själv behöva arbetsmiljörepresentation, särskilt vid hög arbetsbelastning, otydliga mål eller brist på återhämtning. Men en chef bör inte automatiskt utses till ombud för andra chefer om personen samtidigt har arbetsgivaruppgifter gentemot dem.
Här fungerar ett särskilt arbetsmiljöombud för chefsgruppen ofta bättre. Arbetsmiljöverket har betonat att chefers arbetsmiljö ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet, precis som andra arbetstagares arbetsmiljö.
Vad händer om det saknas ett oberoende ombud
Om ingen lämplig person finns lokalt kan den fackliga organisationen hjälpa till att hitta en lösning. På arbetsplatser utan lokalt skyddsombud kan ett regionalt skyddsombud ibland företräda arbetstagarna, förutsatt att lagens villkor är uppfyllda och att det inte finns en skyddskommitté som hindrar den lösningen.
Arbetstagare kan också börja med att ta upp risken med närmaste chef. Om inget händer kan skyddsombudet begära åtgärder enligt arbetsmiljölagen, ofta kallat en 6:6 a-begäran. Det är ett formellt krav på att arbetsgivaren ska undersöka eller åtgärda brister i arbetsmiljön.
Vid omedelbar och allvarlig fara kan skyddsombudet i vissa fall besluta om skyddsombudsstopp. Det är en långtgående befogenhet och ska användas när faran är konkret och rättelse inte snabbt kan nås på annat sätt. En chef som själv är arbetsgivarens representant kan ha svårt att använda denna rätt på ett trovärdigt sätt mot sin egen arbetsgivarroll.
Så skapar ni en fungerande ordning på arbetsplatsen
Jag rekommenderar att arbetsplatsen börjar med en enkel rollkarta. Skriv ner vem som leder arbetet, vem som har arbetsmiljöuppgifter, vem som företräder arbetstagarna och vem som tar emot klagomål när närmaste chef själv är en del av problemet.
- Välj skyddsombud bland personer som har förtroende hos kollegorna.
- Beskriv skyddsområde och mandat skriftligt.
- Ge ombudet tid, utbildning och tillgång till relevant information.
- Utse en ersättare så att uppdraget fungerar även vid frånvaro.
- Skapa en separat väg för chefer som behöver stöd i sin egen arbetsmiljö.
- Ta hjälp av facket, företagshälsovården eller Arbetsmiljöverket om rollfördelningen är oklar.
Det viktigaste är inte att fylla en formell plats så snabbt som möjligt. Det viktiga är att skyddsombudet kan agera med förtroende, kunskap och tillräcklig självständighet. En chef kan vara mycket engagerad i arbetsmiljöfrågor utan att själv ha ombudsrollen.
Rätt person på rätt sida av arbetsmiljöarbetet
En chef kan i vissa fall vara arbetstagare i lagens mening, men ett verkligt arbetsgivaransvar gör dubbelrollen olämplig i praktiken. Bedöm därför alltid det faktiska mandatet och risken för lojalitetskonflikt, inte bara titeln på anställningsavtalet.
Den mest hållbara modellen är oftast att chefen leder arbetsmiljöarbetet tillsammans med ett självständigt skyddsombud. Då får medarbetarna en tydlig röst, chefen får en konstruktiv samarbetspartner och även chefens egen arbetsmiljö kan få den uppmärksamhet den behöver.
