En hotfull situation på jobbet kan börja med ett argt telefonsamtal, ett meddelande på sociala medier eller ett möte som plötsligt eskalerar. Reglerna i AFS om hot och våld förklarar vad arbetsgivaren måste göra före, under och efter en sådan händelse. Här går jag igenom ansvar, riskbedömning, säkerhetsrutiner, larm, ensamarbete och när en incident ska anmälas.
Så skapar ni en tryggare arbetsmiljö vid hot och våld
- Arbetsgivaren ansvarar för att förebygga risker och hålla säkerhetsrutinerna aktuella.
- Riskbedömningen ska omfatta arbetsuppgifter, platser, tider, bemanning och digitala hot.
- Ensamarbete är inte tillåtet när det finns en påtaglig risk för våld eller hot.
- Larm och rutiner måste vara kända, testade och möjliga att använda snabbt.
- Allvarliga tillbud, exempelvis knivhot eller ett trovärdigt mordhot, ska anmälas utan dröjsmål.
Vad säger AFS om hot och våld på arbetsplatsen?
Den centrala regeln finns i 5 kap. AFS 2023:2, som gäller verksamheter där det kan finnas risk för våld eller hot om våld. Det spelar ingen roll om hotet framförs ansikte mot ansikte, via telefon, e-post eller sociala medier.
Arbetsgivaren ska organisera arbetet så att risken förebyggs så långt det är möjligt. Det innebär bland annat att det ska finnas särskilda säkerhetsrutiner, att berörda arbetstagare känner till dem och att rutinerna uppdateras när verksamheten förändras.
| Område | Arbetsgivarens ansvar |
|---|---|
| Förebyggande arbete | Identifiera risker och ordna arbetet så att de minskar. |
| Säkerhetsrutiner | Beskriva hur personalen ska agera före, under och efter en hotfull situation. |
| Larm | Ordna larm när det behövs, utse mottagare och öva på åtgärderna. |
| Ensamarbete | Förbjuda ensamarbete vid påtaglig risk för våld eller hot. |
| Stöd | Ge särskilt stöd och handledning vid återkommande risker. |
| Uppföljning | Utreda och dokumentera tillbud och händelser. |
Jag tycker att den viktigaste principen är enkel: säkerheten får inte vara beroende av en enskild medarbetares mod eller improvisationsförmåga. Systemet runt personen ska göra det lätt att agera rätt även när situationen är stressig.
Så kartlägger jag riskerna innan något händer
En användbar riskbedömning börjar inte med frågan om någon redan har blivit slagen. Den börjar med att ni undersöker vilka situationer som kan utvecklas till hot eller våld och vilka personer som kan drabbas.
Arbetsmiljöverket lyfter bland annat fram arbete med människor, myndighetsutövning, vård, skola, omsorg, handel, transporter och arbete på kvällar eller nätter. Digitala hot och telefonhot ska också räknas in, särskilt när medarbetare möter missnöjda kunder, klienter eller medborgare.
Ta med följande faktorer i bedömningen:
- arbetsuppgifter där personalen fattar beslut eller hanterar pengar, läkemedel eller känslig information
- tidpunkter med låg bemanning, sena öppettider eller hög arbetsbelastning
- lokaler med dålig överblick, trånga utrymmen eller brist på reträttvägar
- tidigare incidenter, även sådana som aldrig rapporterats formellt
- personer som är påverkade, befinner sig i kris eller tidigare har hotat personal
- brist på erfarenhet, introduktion eller konflikthantering hos nyanställda
- risker vid hembesök, resor och arbete utanför den vanliga arbetsplatsen
Det är också viktigt att fråga personalen. De som står i receptionen, svarar i telefon eller arbetar kvällspass ser ofta riskerna långt tidigare än ledningen. Rädsla och ständig vaksamhet är dessutom arbetsmiljörisker i sig, även om inget fysiskt våld har inträffat.
För varje identifierad risk bör ni dokumentera vem som kan drabbas, när risken uppstår, hur sannolik den är och vilken konsekvensen kan bli. Därefter behöver ni bestämma en ansvarig person och ett datum för uppföljning. En riskbedömning som blir liggande i en pärm har ingen praktisk effekt.
Vilka säkerhetsrutiner fungerar i vardagen?
En säkerhetsrutin ska vara så konkret att en nyanställd kan förstå den utan lång muntlig förklaring. Skriv därför inte bara att personalen ska ”vara uppmärksam”. Beskriv vem som gör vad, när och hur hjälp kallas in.
Lokaler och reträttvägar
Receptioner, samtalsrum och kundytor bör planeras så att personalen kan lämna platsen snabbt. Möbler ska inte blockera dörrar, föremål som kan användas som tillhyggen bör begränsas och personalen ska kunna se vem som närmar sig entrén.
I vissa verksamheter kan en fysisk ombyggnad göra större skillnad än ännu en utbildningsdag. God överblick, belysning och en tydlig reträttväg minskar risken att en medarbetare blir trängd.
Larm och bemanning
Larmet kan vara fast, bärbart, tyst eller ljudande beroende på situationen. Det räcker inte att utrustningen finns på plats. Alla som kan behöva använda den ska veta hur den fungerar, vem som tar emot larmet och vilken hjälp som skickas.
Testa larmet regelbundet och dokumentera resultatet. Om ingen vet vem som ska reagera på ett larm blir tekniken mest en falsk trygghet.
Ensamarbete och arbetstid
En arbetstagare får inte arbeta ensam om uppgiften innebär en påtaglig risk för våld eller hot. Risken behöver inte bygga på ett uttalat hot. Tidigare incidenter, platsens läge, arbetstid, statistik och personliga möten kan tillsammans räcka för att risken ska bedömas som påtaglig.
Praktiska åtgärder kan vara dubbelbemanning, regelbundna avstämningar, ändrade öppettider, eskort till fordon eller att vissa möten genomförs på neutral plats. Jag skulle vara särskilt försiktig med formuleringar som ”det har aldrig hänt här”. Frånvaron av tidigare incidenter är inte samma sak som frånvaro av risk.
Vad ska personalen göra när en situation eskalerar?
Den första prioriteten är att komma i säkerhet. Medarbetaren ska inte behöva försvara arbetsgivarens beslut, vinna diskussionen eller stanna kvar för att visa serviceanda när hotbilden förändras. Egen säkerhet går först.
Rutinen bör ange hur personalen ska kalla på hjälp, vart den ska ta vägen och vem som kontaktar polis eller sjukvård. Efter en akut situation behöver arbetsgivaren snabbt ta hand om den drabbade, säkra information om händelsen och minska risken för ryktesspridning bland kollegorna.
Händelsen ska dokumenteras så snart som möjligt. Notera exempelvis tid, plats, arbetsuppgift, vad som sades eller gjordes, vilka som var närvarande, om ensamarbete förekom och vilka följder incidenten fick. Även ett tillbud utan fysisk skada kan visa att rutinen inte fungerade.
Läs också: Lyfta när du är gravid? Så minskar du belastningen
När ska händelsen anmälas?
Allvarliga arbetsolyckor och allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål, helst samma dag. Exempel på allvarliga händelser är knivhot, hot med skjutvapen, ett mordhot som upplevs allvarligt menat eller ett annat hot mot person som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa.
Arbetsgivaren gör bedömningen från fall till fall. Vid osäkerhet är det klokare att anmäla än att avstå. En anmälan ersätter inte den egna utredningen, eftersom arbetsgivaren fortfarande måste förstå vad som hände och genomföra åtgärder så att risken inte återkommer.
En polisanmälan och en arbetsmiljöanmälan är två olika saker. Den ena handlar om misstänkt brott, den andra om arbetsgivarens skyldighet att rapportera och förebygga risker i arbetet.
Vanliga misstag som gör rutinerna svagare
Det vanligaste misstaget är att behandla hot och våld som ett individuellt problem. Då får medarbetaren kanske rådet att vara lugnare, tydligare eller mer stresstålig, medan organisationen lämnas oförändrad. Ansvar ska inte flyttas från systemet till den utsatta personen.
- Rutinen är för generell. ”Kontakta chef vid behov” säger inte vem som faktiskt ska agera klockan 22.
- Larmet testas inte. Batterier, täckning och mottagarfunktion kan fallera när de behövs som mest.
- Visstidsanställda glöms bort. Alla som möter risken behöver introduktion, även vikarier och inhyrd personal.
- Incidenter tonas ned. Ett hot som ”bara var verbalt” kan ändå skapa allvarlig psykisk belastning.
- Rutinerna uppdateras inte. Nya lokaler, nya öppettider eller nya arbetsuppgifter kan förändra riskbilden.
Målet bör vara att hitta orsaker och förbättra arbetssättet, inte bara att peka ut en person.
Utbildning kan hjälpa, men utbildning är inte en ersättning för rätt bemanning, säkra lokaler och fungerande ledarskap. Vid återkommande risker kan företagshälsovård eller annan kompetent extern hjälp behövas för handledning, krisstöd och förbättrade rutiner.
Bygg säkerheten före nästa incident
Det bästa arbetet med hot och våld syns sällan utifrån. Det märks i tydliga rutiner, fungerande larm, realistiska övningar och en arbetsplats där personalen vågar rapportera även mindre händelser.
Om ni vill komma igång snabbt, välj en arbetsuppgift med tydlig risk och gå igenom den tillsammans med personalen. Kontrollera därefter vem som larmar, vem som hjälper, vart man tar vägen och vad som händer efteråt. Den genomgången ger ofta mer än ett dokument som ingen har läst.
